08Działalność koncesjonowana
Stała obsługa regulacyjna przedsiębiorstw energetycznych
Decyzja koncesyjna nie kończy tematu, tylko go otwiera. Od tego momentu przedsiębiorstwo prowadzi zadania cykliczne, a dokumenty muszą nadążać za tym, co dzieje się w firmie. Przejmujemy tę część na siebie i pilnujemy jej razem z klientem.
- Rejestr obowiązków
- Terminy
- Sprawozdawczość
- Kontrola
01Zakres usługi
Zakres obsługi
Zakres ustalamy na wejściu i zapisujemy, żeby po obu stronach było wiadomo, kto za co odpowiada. Poniżej elementy, z których najczęściej składa się współpraca.
Rejestr obowiązków i terminów
Zestawienie zadań wynikających z posiadanego zakresu działalności, ułożone w kalendarz i utrzymywane na bieżąco.
Obowiązki sprawozdawcze
Przygotowanie i realizacja zadań sprawozdawczych związanych z prowadzoną działalnością.
Monitorowanie zmian
Śledzimy zmiany istotne dla przedsiębiorstwa i przekładamy je na konkretne działania, zamiast przesyłać surowe komunikaty.
Aktualizacja dokumentów
Koncesja, taryfa, instrukcja i procedury wewnętrzne utrzymywane w zgodzie z rzeczywistym stanem działalności.
Korespondencja z organem regulacyjnym
Przygotowanie odpowiedzi na wezwania i wyjaśnień oraz prowadzenie bieżącego kontaktu w sprawach przedsiębiorstwa.
Przygotowanie do kontroli
Przegląd dokumentacji i procesów pod kątem gotowości organizacji na kontrolę albo wezwanie.
Bieżący kontakt merytoryczny
Miejsce, w którym można zadać pytanie, zanim decyzja zapadnie, a nie po tym, jak wywołała skutki.
OBLIGO System
Monitoring obowiązków, terminów i komunikatów prowadzony w narzędziu, które porządkuje status realizacji zadań.
Co zostaje po naszej stronie
Utrzymywany rejestr obowiązków i terminów, wykonane zadania cykliczne, dokumenty zgodne ze stanem faktycznym oraz jedno miejsce kontaktu w sprawach regulacyjnych.
02Proces współpracy
Jak zaczynamy
Stała obsługa zaczyna się od przeglądu, a nie od podpisu. Musimy wiedzieć, co przejmujemy, zanim weźmiemy za to odpowiedzialność.
- 01
Przegląd stanu
Posiadane decyzje, dokumenty regulacyjne i dotychczasowa realizacja obowiązków.
- 02
Rejestr obowiązków
Budujemy zestawienie zadań i terminów wynikających z rzeczywistego zakresu działalności.
- 03
Uporządkowanie zaległości
Jeżeli coś zostało z tyłu, ustalamy kolejność działań i doprowadzamy dokumentację do stanu bieżącego.
- 04
Obsługa bieżąca
Realizacja zadań cyklicznych, monitorowanie zmian i aktualizacja dokumentów.
- 05
Przeglądy okresowe
Sprawdzamy zgodność dokumentów ze stanem faktycznym i gotowość organizacji na kontrolę.
03Pytania i odpowiedzi
O co pytają najczęściej
Pytania, które zadają przedsiębiorstwa rozważające przekazanie obsługi regulacyjnej na zewnątrz.
Czy obsługa dotyczy tylko przedsiębiorstw, dla których pracowaliście wcześniej?
Nie. Przejmujemy również przedsiębiorstwa, które uzyskały koncesję bez naszego udziału. Zaczynamy wtedy od przeglądu stanu, żeby wiedzieć, co dokładnie przejmujemy.
Co jeśli okaże się, że mamy zaległości?
Mówimy o tym wprost i ustalamy kolejność działań. Przemilczana zaległość nie znika, tylko wraca w gorszym momencie, zwykle przy kontroli albo przy najbliższym postępowaniu.
W jakiej formie dostajemy informację o terminach?
Jako prowadzony rejestr obowiązków z kalendarzem i statusem realizacji. Ta część jest wspierana przez OBLIGO System, dzięki czemu status jest widoczny na bieżąco, a nie raz na kwartał w mailu.
Czy pomagacie przy kontroli albo wezwaniu?
Tak. Przygotowujemy dokumentację i odpowiedzi oraz uczestniczymy w korespondencji. Najwięcej daje jednak przegląd zrobiony wcześniej, kiedy jest jeszcze czas na spokojne uzupełnienia.
04Usługi powiązane
Rzadko kończy się na jednym dokumencie
Obszary, które przy tej usłudze najczęściej pojawiają się razem. Prowadzone razem, nie zaczynają sobie przeczyć.
05Kontakt
Sprawdźmy, jakich obowiązków wymaga Twój model działalności
Krótka rozmowa wystarczy, żeby ustalić zakres i kolejność działań. Jeżeli okaże się, że ta usługa nie jest tym, czego potrzebujecie, powiemy to od razu.